TS-BASE コンサル

2024.05.01

リストの文字が変化しない件

店舗数の増加に伴い、店舗備品・販促品・帳票などの取り扱い数が増えてしまい、受発注業務に追われている担当者もいらっしゃるかもしれません。紙やFAX・メールなどのアナログな対応で業務を続けている場合、受発注システム導入がおすすめです。各店舗とのコミュニケーションがスムーズになり、業務効率化にも繋がります。

本記事では、本社と店舗間の受注業務において、受発注システムを活用するメリット、選び方を紹介していきます。

店舗との取引に適した受発注システムとは

店舗との取引に適した受発注システムとは、実店舗からの注文に適した特徴を備えたシステムのことです。

例えば、店舗から運営に必要な商品の注文を受けたとき、注文手続きを自動化できること、注文ステータスを簡単に追えること、在庫管理も適切に行えることが挙げられます。また、店舗側にとっては、ITに不慣れな方でも簡単に扱える、直感的な操作で対応できるシステムが求められます。

店舗との取引に適した受発注システムを導入すれば、本社スタッフは受発注に関わる業務プロセスを簡略化でき、迅速な対応を行えます。余った時間でより戦略的な業務に集中できるようになるため、売上も増加するでしょう。

店舗側も、直感的な操作が行えることから注文間違いなどのミスが減らせます。注文から配送までの期間が短くなるため、商品がすぐに届き、顧客対応をスムーズに行えるようになるでしょう。また、受発注システム上で必要な商品の画像や仕様などを詳しく確認できるため、本社が休みの日でも顧客に迅速な対応と高いサービスを提供でき、顧客満足度向上にも繋がるでしょう。

「TS-BASE 受発注」では、無料トライアルをご用意しており、店舗の担当者と一緒に直感的な操作をお試しいただくことが可能です。

店舗との受発注業務における課題

まずは、店舗との受発注業務における課題を説明していきます。

データ管理の煩雑化
納品に時間がかかる

データ管理の煩雑化

店舗との受発注のやり取りにおいて、データ管理の煩雑化が課題として挙げられます。

受発注業務では、注文情報や納期などのデータが在庫の最適化・顧客満足度の向上に直結するため、正確に管理することが大切です。

しかし、店舗から電話やFAX、メールなどで注文を受けた場合、本社側は様々なアナログの依頼を管理するために、それぞれの内容をデータ化する必要があります。手動でシステムに入力する際、数字など内容を間違えてしまうリスクが高いです。

そのため、受発注業務をアナログ対応で続けていると、人的なミスが発生しやすく、データ管理も煩雑化してしまうでしょう。

納品に時間がかかる

店舗からの受発注では、納品に時間がかかることも課題です。

受発注業務において、店舗との情報共有やコミュニケーションがうまくいかないケースもあるでしょう。注文を受けたあとに在庫が不足していることが発覚して納品が遅れたりするかもしれません。そのような状況が続けば、店舗の経営にも影響してしまいます。

受注から納品までの時間が長くなることは、受発注業務において大きな問題となりかねません。

店舗との受発注業務でシステムを利用するメリット

店舗が受発注システムを活用するメリットについて紹介していきます。

業務時間短縮
人的ミス削減
問い合わせ業務の削減
セキュリティ対策
太文字に変化させる
場所・時間に捉われない働き方の実現

メリットを記載します
太文字を設定し、色やフォントサイズに変化を持たせる
太文字を設定し保存した後、変化をさせる
メリットを色をつけて記載します
太字に対して色や文字の大きさを変化させます
メリットを文字に変化をつけて記載します
メリットを文字に大きく変化をつけて記載します
メリットを文字と色に変化をつけて記載します

業務時間短縮

1つ目のメリットは、業務時間短縮です。

システムを活用すれば、店舗との受発注業務の効率が大幅に向上します。店舗からの注文受付・商品の在庫管理・受発注業務のプロセスを自動化できれば、アナログ業務に比べてデータ入力の手間が省け、時間短縮できます。

例えば、システムに蓄積されたデータを分析すれば、季節品や入れ替えが近い商品をどれくらい製造すべきかを把握可能です。

システムを活用することで、需要の予測精度が向上しより効果的な在庫戦略を立てられるようになり、従来よりも業務時間を短縮できるでしょう。

人的ミス削減

2つ目のメリットは、人的ミス削減です。

紙やメール・FAXなどのアナログ対応で受発注業務を続けていると、転記ミスが発生しやすいです。受発注システムを導入すれば、正確なデータ入力・リアルタイムな在庫管理・注文履歴の追跡を簡単に行えるため、誤発注や在庫の過不足などの問題を防げるでしょう。

受発注システムは業務プロセスを自動化でき、情報を適切に管理できるため、人的ミス削減に繋がります。

問い合わせ業務の削減

3つ目のメリットは、問い合わせ業務の削減です。

受発注システムでは、注文ステータスや在庫数など、店舗側が知りたい状況をシステム上で確認できるようになるため、店舗から本社に問い合わせる数が減り、本社側も店舗からの問い合わせに対応する業務が少なくなります。店舗数が増えた場合も、問い合わせ数が増えることもないため、本社担当者はメインの業務に集中できるでしょう。

セキュリティ対策

4つ目のメリットは、セキュリティ対策です。

受発注システムを導入すれば、高度なセキュリティ技術を用いて未発表商品・販促物、社外秘商品や顧客データなどの機密情報を管理できます。

ログイン時の認証方式やデータ暗号化など、セキュリティを強化することで、データ漏洩や改ざんのリスクを大幅に減少できるでしょう。

社内間の取引においても、信頼性の高いセキュリティ対策実施が重要です。

場所・時間にとらわれない働き方の実現

5つ目のメリットは、場所・時間にとらわれない働き方の実現です。

受発注システムを活用すれば、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現できます。

紙やFAX、メールなどのアナログ対応では、受発注業務に対応するためにわざわざオフィスに出社する必要があります。

クラウドサービスとして提供されている受発注システムは、インターネットがあればどこからでもアクセスできるため、受発注業務のスタッフやオフィスにいなくても在庫管理・注文受付・注文ステータスの確認・情報管理などの業務が可能です。

担当者は自宅や移動中でも業務を行えるため、ワークライフバランスが向上するでしょう。柔軟かつ効率的に受発注業務を行うためにも欠かせないシステムです。

店舗との受発注システムを導入する時の選び方

ここまで、店舗ならではの受発注業務の課題と受発注システムを導入するメリットを紹介しました。ここからは、受発注システムの選び方を紹介していきます。

カスタマイズ性

カスタマイズ可能な受発注システムを選べば、各店舗からの具体的なニーズに合わせてシステムを調整できるなど、最適な運用が可能です。

例えば、店舗毎に特定の商品カテゴリーに特化した管理、特別な価格設定ルール、カスタマイズされた注文プロセスなど、細かい要望があるでしょう。

そのため、受発注システムを選定する際には、各店舗からの注文に対応した機能が実装されているか、基本機能に含まれていない場合、カスタマイズして調整することは可能かを確認することが重要です。

TS-BASE 受発注は50種類以上の選択機能をご用意しております。課題解決に必要な機能を、お客さまに合わせてご提案可能です。

手厚いサポート

受発注システムを選ぶ際には、「手厚いサポートを受けられること」も重要です。

システム導入直後は、担当者がシステムの操作に慣れるまで時間がかかります。特に、取引する店舗数が多いと、各店舗に合わせた対応が求められるため、戸惑いを感じる方も多いでしょう。そのような場合、サポート体制が充実しているシステムを選ぶことで、問題が発生した際のダウンタイムを最小限に抑えられ、各店舗の運営もスムーズに進みます。

手厚いサポートは、技術的な問題はもちろん、店舗とのやり取りにおけるアドバイスや最適な利用方法の提案などを受ける意味でも重要と言えるでしょう。

店舗で受発注システムを活用した事例

ここからは店舗で受発注システムを活用した事例を紹介します。

約120店舗を全国に展開しているレンタカーブランドでは、店舗数の増加に比例して、作業負担も増加していることに課題を感じていました。また、本社側は2名体制の受注業務を続けていたこと、出荷作業に丸2日間を費やしていたことも改善したいと考えていました。

そこで受発注システム「TS-BASE 受発注」を導入し、店舗からの注文・受注管理を一括で行っています。また、在庫管理と物流業務においてはアウトソーシングサービスの「TS-BASE 物流」を利用し、システム化と外部委託で業務のスリム化を図っているのです。

システムを導入した結果、従来のアナログ業務に比べて約8割の業務削減効果を体感しており、各店舗とのコミュニケーションの円滑化を実現しました。

本事例についてもっと詳しく知りたい、という方は以下の記事もご覧ください。

店舗の受発注システムならTS-BASE 受発注がおすすめ

本記事では、店舗における受発注システムを導入するメリット、選び方、事例を紹介しました。

「TS-BASE 受発注」は商品や販促物、備品の一元管理を可能にする受発注システムです。３つの管理機能（受注管理・倉庫管理・全体管理）が搭載されており、本社側に業務効率化・コスト削減・利益向上を目指します。

店舗側にとっても、直感的な操作で簡単に扱えるようになり、注文ミス削減、商品を受け取るまでの期間も従来よりも短くなるなど、メリットも豊富です。そのため、本社から店舗に新システム導入を提案しやすいでしょう。

TS-BASE 受発注についてもっと知りたい！という方は以下の資料もご覧ください。

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インターネットFAXを導入するメリット

インターネットFAXを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは4つのメリットを紹介します。

コスト削減：インターネットFAXは従来のFAXと比べて通信費が削減できる傾向があります。また電子メールやオンラインプラットフォームを介して送受信できるため、紙やインクの消費が少なくなります。導入することにより金銭的なコスト削減が期待できるでしょう。
時間や場所を選ばない：インターネットに接続されていればどこからでもFAXを送受信できます。時間や場所に制限されずに作業できます。テレワークを導入している企業でも、FAXの送受信が可能になる点は、出社の労力を減らせるためメリットになるでしょう。
環境への配慮：インターネットFAXは紙やインクを使用しないため、環境にやさしい通信手段となります。紙の無駄を減らし、環境負荷を軽減します。昨今は多くの企業で環境問題への配慮が求められるため、インターネットFAXがその一助となるでしょう。
文書管理の簡素化：電子的にFAXを管理できるため、送受信した資料のファイリングや文書管理が簡単になります。紛失のリスク削減や、大量の紙を保管するスペースを確保する手間などが不要になる点もメリットです。

コスト削減：インターネットFAXは従来のFAXと比べて通信費が削減できる傾向があります。また電子メールやオンラインプラットフォームを介して送受信できるため、紙やインクの消費が少なくなります。導入することにより金銭的なコスト削減が期待できるでしょう。
時間や場所を選ばない：インターネットに接続されていればどこからでもFAXを送受信できます。時間や場所に制限されずに作業できます。テレワークを導入している企業でも、FAXの送受信が可能になる点は、出社の労力を減らせるためメリットになるでしょう。
環境への配慮：インターネットFAXは紙やインクを使用しないため、環境にやさしい通信手段となります。紙の無駄を減らし、環境負荷を軽減します。昨今は多くの企業で環境問題への配慮が求められるため、インターネットFAXがその一助となるでしょう。
文書管理の簡素化：電子的にFAXを管理できるため、送受信した資料のファイリングや文書管理が簡単になります。紛失のリスク削減や、大量の紙を保管するスペースを確保する手間などが不要になる点もメリットです。