受発注とはそもそも何だろう、今こそ基本からわかりやすく教えてほしい、と考える方も少なくないのではないでしょうか。受発注をこれから担当する方はもちろん、現在受発注に関する業務に携わっている方にとっても、受発注を基礎から理解することは効率的な業務を進めるためにも重要です。

本記事では、受発注について概要、フロー、ありがちな課題とその対策について、紹介していきます。

受発注とは

まずは、受発注について、以下を説明します。

• 受注
• 発注

受注

受注とは、販促品や商品、サービスなどを企業や個人から注文を受けることです。

まず、顧客から電話やFAX・メール、システムなどを通じて、販促物や商品などの注文を受けます。また、受注後に商品などが相手企業や個人に届いて、支払い処理が適切に行われると、売上が立ちます。

企業は自社の売上を管理し、顧客とのトラブルが発生しないようにするためにも、一つひとつの商品受注に関して、ステータスや金額を正確に管理する必要があります。

発注

発注とは、自社から取引先企業に販促物・商品などを注文することです。

自社で商品を購入するときは、取引先企業に対して、電話やFAX・メールまたはシステムなどを利用して注文します。

発注するときは、取引先企業に対して注文したことを何かしらの方法で通知します。注文書を送付することもあるでしょう。

発注した後は、取引先企業から商品が納品され、自社から支払い処理が必要となります。

企業は、どの商品に対してどれくらいの金額をいつまでに支払うのか、月間や年間でどれくらいの支払いが発生したのか、管理が必要です。

受発注のフロー

受発注のフローについて、受注・発注それぞれの流れを説明します。

• 受注周りの流れ
• 発注周りの流れ

受注周りの流れ

受注について、主に以下の流れで業務が進みます。

1.見積書の作成・提示

2.注文を受ける・注文書を受け取る
電話やFAX・メール、システムなどで顧客から注文を受けます。
注文書が送付されることもあります。

3.注文内容の確認
受けた注文の内容（商品名・数量・金額・納期など）を確認します。

4.在庫確認
社内の他組織や外部企業などと連携して、対象の商品在庫を確認します。

5.顧客への納期連絡
商品の在庫数の確認をした後、顧客に納入可能な期日を連絡します。

6.納品
期日までに商品などを納品します。

7.納品書・請求書作成
商品を納品したら、納品書・請求書など必要な帳票を作成して、顧客に支払い請求します。

発注周りの流れ

発注について、主に以下の流れで業務が進みます。

1.見積検討
取引先から商品などの見積書を受け取り、注文するかを検討します。

2.発注
注文することが確定したら、発注します。注文書を作成して取引先に送付する場合もあります。

3.社内手続き
必要に応じて納期調整など取引先とやり取りします。取引先企業から注文請書を受け取った場合、社内で管理が必要です。

4.納品
注文した商品を受け取り、内容に問題がないかを確認します。同時に納品書・請求書を受け取ることがあります。取引先企業に検収書を送付して、受け取ったことを通知するケースもあります。

5.支払い手続き
商品を受け取って、問題がないことを確認したら、社内で支払い手続きに進みます。社内の経理部門への調整、入金する日などを連絡します。

6.入金
入金日に、銀行振込などで取引先企業に支払いをします。

受発注でありがちな課題と対策

ここまで、受発注の概要と受注・発注の流れについて説明しました。ここからは、受発注でありがちな課題と対策について、以下4点を紹介します。

• 業務の煩雑
• 化業務負荷の増加
• 組織連携
• 属人化

業務の煩雑化

1つ目は、業務の煩雑化です。

受発注は、注文・発注数の業務が多い時期には、対応数も多くなり、管理が煩雑になりがち、という課題があります。特に取引先単位で、電話・FAX・紙・システムなど注文の受け方が異なっていると、抜け漏れ発生にも繋がります。

対策として、受発注に関する業務をバラバラに管理しないことが必要です。フロー・納期・担当者などを統一された一つのシステムで、まとめて管理することが大切です。

すべての取引先に対して、同じ方法で注文を受け付ければ、注文管理を一元化でき、業務効率化を図ることができるでしょう。

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業務負荷の増加

2つ目は、業務負荷が増えることです。

受発注は、少ない人数で対応したり、営業などの現場担当者が分業・兼業で対応したりしていることもあります。そのため、注文・発注件数が多い日は、一人ひとりの業務負荷が増えて、残業時間も増えてしまう可能性があります。

対策としては、予め想定できる受発注のピーク時に備えて人員を増やし、業務負荷を図ることです。

また、受発注で繰り返し行われる作業フローは、システム化・自動化を図ることも大切です。顧客とのやりとりなど、人による対応が必要な部分はそのままに、その他の部分はシステムにお任せするという方法もあります。また、受発注業務の一部をアウトソーシングして外部に委託する方法もあるでしょう。

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組織連携

3つ目は、組織連携です。

受発注は、在庫管理や経理、法務（契約書関連）なども関連する業務のため、自身が属する部門だけでなく、他の組織との連携が必須です。

注文内容が複雑な内容の場合は個別対応が必要になりますが、各組織の言い分などがあり、なかなかスムーズな対応が進まないこともあります。また、受発注件数が多いときには処理量も多くなり、連携時に抜け漏れが発生してしまう恐れも考えられるでしょう。

このような課題への対策は、人による連携ではなく、システム化することです。一つの受発注に関して、システムで全体フローを追うことができれば、どのタイミングでどの部門が関わるか明確になります。処理数が多かったとしても、処理が進むと必要な担当者にシステムから自動で通知されるため、抜け漏れも発生しません。

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属人化

4つ目の課題は、属人化です。

電話やメール・FAXなどの従来の注文方法では、この企業からの注文はこの担当者などと属人化になる傾向にあります。特に複雑な注文内容に関しては、その契約書の条文変更に対して業務担当者ひとりしか知らないこともあるでしょう。その場合担当者が異動や退職などするとき、引き継ぎが困難になってしまいます。

対策としては、受発注システムを導入して、注文情報を一元管理することです。誰でもリアルタイムに在庫・納期情報を確認できるようになります。誰がどのような対応をしたのか、システム画面を見ればひと目でわかるでしょう。また、複雑な注文や特定顧客に関わる内容に関しては、手順やルールを社内マニュアルとして明文化し共有することで、誰でも対応ができるようになり、属人化を防げます。

受発注はTS-BASE 受発注がおすすめ！

本記事では、受発注について概要と、受注発注それぞれのフロー、ありがちな課題とその対策について、わかりやすく紹介しました。

従来の電話やFAX、メールなどの方法では、管理が煩雑化し担当者の業務負担も増え、属人化にもつながります。

システム化すれば、複数の注文・発注管理も一元化でき、業務効率化も図ることができるでしょう。

TS-BASE 受発注は注文〜出荷まで一元管理できます。また、受発注システムと倉庫管理システムが連携しているため、双方のデータ連携も容易です。受発注を効率化したい、担当者が変わっても簡単に管理できるようになりたい、とお考えなら、TS-BASE 受発注をぜひお試しください。

参考資料：https://www.ts-base.net/document/S001

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