店舗数の増加に伴い、店舗備品・販促品・帳票などの取り扱い数が増えてしまい、受発注業務に追われている担当者もいらっしゃるかもしれません。紙やFAX・メールなどのアナログな対応で業務を続けている場合、受発注システム導入がおすすめです。各店舗とのコミュニケーションがスムーズになり、業務効率化にも繋がります。

本記事では、本社と店舗間の受注業務において、受発注システムを活用するメリット、選び方を紹介していきます。

店舗との取引に適した受発注システムとは

店舗との取引に適した受発注システムとは、実店舗からの注文に適した特徴を備えたシステムのことです。

例えば、店舗から運営に必要な商品の注文を受けたとき、注文手続きを自動化できること、注文ステータスを簡単に追えること、在庫管理も適切に行えることが挙げられます。また、店舗側にとっては、ITに不慣れな方でも簡単に扱える、直感的な操作で対応できるシステムが求められます。

店舗との取引に適した受発注システムを導入すれば、本社スタッフは受発注に関わる業務プロセスを簡略化でき、迅速な対応を行えます。余った時間でより戦略的な業務に集中できるようになるため、売上も増加するでしょう。

店舗側も、直感的な操作が行えることから注文間違いなどのミスが減らせます。注文から配送までの期間が短くなるため、商品がすぐに届き、顧客対応をスムーズに行えるようになるでしょう。また、受発注システム上で必要な商品の画像や仕様などを詳しく確認できるため、本社が休みの日でも顧客に迅速な対応と高いサービスを提供でき、顧客満足度向上にも繋がるでしょう。

データ管理の煩雑化

店舗との受発注のやり取りにおいて、データ管理の煩雑化が課題として挙げられます。

受発注業務では、注文情報や納期などのデータが在庫の最適化・顧客満足度の向上に直結するため、正確に管理することが大切です。

しかし、店舗から電話やFAX、メールなどで注文を受けた場合、本社側は様々なアナログの依頼を管理するために、それぞれの内容をデータ化する必要があります。手動でシステムに入力する際、数字など内容を間違えてしまうリスクが高いです。

そのため、受発注業務をアナログ対応で続けていると、人的なミスが発生しやすく、データ管理も煩雑化してしまうでしょう。

納品に時間がかかる

店舗からの受発注では、納品に時間がかかることも課題です。

受発注業務において、店舗との情報共有やコミュニケーションがうまくいかないケースもあるでしょう。注文を受けたあとに在庫が不足していることが発覚して納品が遅れたりするかもしれません。そのような状況が続けば、店舗の経営にも影響してしまいます。

受注から納品までの時間が長くなることは、受発注業務において大きな問題となりかねません。

店舗との受発注業務でシステムを利用するメリット

店舗が受発注システムを活用するメリットについて紹介していきます。